DIGIKENT

İş Süreçleri Yönetimi

İş Süreçleri Yönetimi

İşletmelerin verimli çalışabilmesi için sektörden bağımsız, evrensel bazı prensipler ve metodlar ortaya konulmuş ve bunlar ISO ve EFQM gibi kurumlarla standartlaştırmıştır.ISO ve EFQM gibi kurumlar en temelde, işletmelerin süreç bazlı çalışmalarını tavsiye eder. Bir süreç temel olarak yerine getirilmesi gereken pek çok iş ile o işlerin ele alınma sırasını belirleyen kurallardan oluşur. Belediyelerin iş yapış şekilleri de burada tarif edilen “İş Süreci” yapısına tam olarak uymaktadır. Modern kamu yönetimine yönelik mevzuatta yapılan değişikliklerin yerine getirilebilmesi için belediyelerin “Süreç Tabanlı” bir çalışma yöntemi benimsemiş olmaları gerekmektedir.

Bu Bağlamda; IBM Çözümü: IBM Business Process Manager (İş Süreç Yönetimi) ile Süreçlerin gereksinim toplanmasından itibaren canlı ortama alınıncaya kadar proje geliştirilmesi ile ilgili analiz, yazılım ve test fazlarında kullanılır. Süreç adımları, alt süreçler, fonksiyonlar, servisler, ekranlar ve veri modeli tanımlanır. Süreç görsel olarak modellenir. Modellemesi yapılan süreçlerin kullanıcılar ile birlikte koşturulması sağlanarak süreç doğrulanır. Doğrulanan sürecin geliştirmesi yapılır. Canlı ortamda süreçlerin izlenmesi, süreç ve kaynak performans raporlarının oluşturulması sağlanır.

Süreç Yönetim Sistemi’nin Faydaları

Süreç Yönetim Sistemi ile;

  • Süreçler standartlaşır ve kullanıcı hataları azalır, müşteri için tutarlı bir hizmet anlayışı ortaya çıkar.
  • Süreçlerin kontrol edilebilirliği artar. Dolayısıyla açık ve şeffaf bir mekanizma kurulmasını sağlar.
  • Süreçlerin kalitesi artar; işin doğru kişi yada kişilere, doğru zamanda verilmesi sağlanır.
  • İş süreçleri hızlanır, işlerin sürüncemede kalmasını engellenir ve verimliliği artar.
    • Email ve SMS gibi mesajlaşma mekanizmaları ile uyarı gönderilebilir.
    • Önceden zamanlanmış periyodik olan/olmayan işler oluşturulabilir.
    • İşler kişilere atanabileceği gibi havuzlara da atanabilir, işi biten havuzdan yeni işi alır.
  • İşgücü ihtiyacı azalır, çalışanlar, kırtasiye, koordinasyon vs. yerine işe ve hizmete odaklanır.
  • Karar verme mekanizmaları desteklenir, karar verme süreçleri hızlanır.
  • Kurumun süreçlerini değiştirmesini kolaylaştırır.

Süreç Yönetim Sistemi ile Belediye;

  • Süreç tabanlı çalışmaya geçmiş,
  • Bütün süreçlerini yazılım ortamında standart olarak ifade etmiş, izleyip ve kontrol altına almış,
  • Süreçlerindeki koordinasyon sorunlarını gidermiş,
  • Bütün süreçlerin, süreçlerdeki her bir çalışmanın ve bu süreçlerde rol alan çalışanların performans ölçütlerini ve hedeflerini tanımlamış,
  • Çalıştıkça her türlü performans ölçütlerine uygun verilerini otomatik olarak topluyor,
  • Herhangi bir anda ya da yılsonunda, o an itibariyle tüm süreçler ya da belirli bir süreç, çalışma ya da çalışan bazında, istenilen ölçütler için performans değerlendirmesi yapabilir.