DIGIKENT

Doküman Yönetim Sistemi

Belediyeler evrak yükünden bağımsız,
her belge en yüksek güvenlikte.

Doküman Yönetim Sistemi

Belediyelerin devasa evrak yükünü, arşivleme dertlerini, belge kayıplarını, sonu gelmeyen kopyalama-dosyalama işlerini güvenle eskide bırakın. Bugün, belediye yönetiminde verimli çalışmalarınız, yarın öncü yönetimler arasında var olmanız için.

DIGIKENT DYS, elektronik ortamdaki tüm kurumsal içeriğin yönetimini sağlayan sistemdir. Kurumların elektronik bilgi ve belge yönetimi, dijital arşiv sistemi ihtiyaçlarını karşılamak üzere geliştirilmiştir.

İş süreçleri sırasında üretilen her türlü bilgi, belge, doküman gibi yazılı, sesli ya da görsel öğelerin, istendiği zaman kolaylıkla bulunması, kullanılması, güncellenmesi, iletilmesi ve arşivlenmesi gibi işlevlerin, tanımlanan en üst düzey standartlara uygun olarak yürütülmesini sağlar. Dokümanların oluşturulmasından onaylanmasına ve arşivlenmesine kadar tüm aşamaların bilgisayar ortamında gerçekleşmesi ile en az sayıda kâğıdın kullanıldığı “kâğıtsız ofis” hedefine ulaştırır.

IBM DB2 Content Manager yazılımı ve Java teknolojileri kullanılarak geliştirilen DIGIKENT DYS, açık ve esnek yapısı ile kurumların ihtiyacına göre kısa sürede uyarlanarak özelleştirilebilmektedir.

Sistemin Özellikleri

  • Bilginin taşınması-transferi, şifrelenmesi, güvenliği ve indekslenmesi konusunda en gelişmiş yapıları içerir.
  • Aynı doküman üzerinde ortak çalışma için gerekli olan check in / check out ve versiyonlama özelliklerini sağlar.
  • Kullanıcılar, yetki düzeylerine bağlı olarak dokümanlar üzerinde istenen kriterlere göre arama, okuma veya değişiklikler yapabilirler.
  • Belgelerin içeriğinde arama yapılması (Full-Text Search) imkânı vardır.
  • Taranan dokümanların OCR tekniği ile içeriklerinde arama yapılmasını sağlayan yapıları içerir.
  • Web tabanlıdır ve kullanıcı dostu arayüzler üzerinden kullanımı kolaydır.
  • Belgelerle ilgili tüm işlemlerin izlenmesi (log) ve yönetilmesi sağlanır.
  • Dokümanlar üzerinde aslını bozmadan işaretleme, dokümanlar arasında ilişkilendirme yapılabilir.
  • Dokümanlarda yapılan değişiklikler / revizyonlar, sistemde versiyon ve sürümler şeklinde kaydedilir.
  • Kullanıcılar yetkileri çerçevesinde dokümanlar üzerinde hiçbir işlem yapmadan, gözden geçirme imkânına sahiptir.
  • Ölçeklenebilir yapıdadır. İş istasyonlarından, mobil cihazlara kadar çeşitli uç birimlerden kullanılabilir.
  • Dökümanlar dışında, ses ve görüntü dosyaları ile faks ve elektronik postaların da arşivlenmesi sağlanır.
  • Eşleme (replikasyon) ve dosya al/ver (import/export) işlemleri sistem üzerinden gerçekleştirilir.

Belediyelere ve Tüm Kurumlara Faydaları

  • Çalışanların, yerlerinden kalkmadan, bilgisayar ortamında tüm dokümanlara kolay ve hızlı ulaşmalarını sağlar.
  • İş akışlarından ve süreçlerin karmaşıklığından kaynaklanan hatalar azaltılır.
  • Kurumsal bilginin paylaşımı artar.
  • Karar süreçleri hızlandırılır.
  • Yönetim Bilgi Sistemi’nin (MIS) ayrılmaz bir parçası olan sistem sayesinde kurumsal verimlilik artar.
  • Dokümanlar, fotokopi ile çoğaltmaya ihtiyaç duyulmadan paylaşımlı olarak kullanılabilir.
  • ISO Kalite Yönetim Sistemi standartlarına uygun bir belge yönetim yapısı oluşturur.

DIGIKENT Elektronik Belge Yönetim Sistemi

DIGIKENT Elektronik Belge Yönetim Sistemi Türkiye’nin en iyi web tabanlı yeni nesil teknolojileri kullanılarak geliştirilmiş, Süreç Tabanlı ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİDİR. Son derece güvenli ve kolay öğrenilebilir DIGIKENT Elektronik Belge Yönetim Sistemimiz ile yazışmalar KEB ve e- İmza Entegrasyonunda başarılı, kullanıcı dostu web ara yüzü aracılığı kolay ve hızlı bir şekilde yapabilmektedir.

TS 13298 Standartlarında yazılmış DIGIKENT Elektronik Belge Yönetim Sistemi dinamik iş akışları ve dağıtım planları sayesinde belgeler, kurumsal süreçler içinde hızla işlenir. Tanımlanmış onay adımlarından aşama aşama geçerek belirlenmiş rotayı dolaşır. Yine tanımlanmış belge akışına göre, sisteme giren

belgenin yaşam döngüsü kurgulanarak her aşaması izlenir. Dağıtım yapılmak istenen ilgili birimlere otomatik olarak sevk edilir.

DIGIKENT Elektronik Belge Yönetim Sistemi e-form tanımları ile istenildiği kadar iş akışı ve görev tanımı yapılabilmektedir. Bilgisayarınıza bağımlı kalmadan internet olan her ortamdan ve bütün web gezginlerinden evraklarınıza ulaşabilir, evrak üretebilir, süreç başlatabilir ve evraklarınızı imzalayabilirsiniz. Tarayıcı özelliği ile süreçlere yeni dokümanlar eklenebilir, OCR özelliği kullanılarak taranan dokümanlar üzerindeki bilgiler alınabilir ve İmzalı, İmzasız görüntülenebilmektedir.

DIGIKENT Dijital Arşiv

Belediyelerin devasa evrak yükünü, arşivleme dertlerini, belge kayıplarını, yangına, felakete açıklığını güvenle eskide bırakın. Milyonlarca evrak, artık tüm belediye çalışanlarının parmaklarının ucunda, en etkin şekilde kullanıma hazır.

Büyük hacimlere ulaşan evrak arşivinin bilgisayar ortamına aktarılması çalışmasının etkin bir şekilde yürütülmesini sağlayan programdır. Kurumların ve evrak arşivlerinin yapısına veya sayısallaştırma işlerini yapacak ekibin iş akışına göre esnek bir şekilde yeniden modellenebilen yapıdadır.

Servis Büro Hizmetleri için gerekli tüm işlevselliğe sahip olan DIGIKENT Dijital Arşiv, ".NET Framework” teknolojisi ile geliştirilmiştir.

Belediyelerin devasa evrak yükünü, arşivleme dertlerini, belge kayıplarını, yangına, felakete açıklığını güvenle eskide bırakın. Milyonlarca evrak, artık tüm belediye çalışanlarının parmaklarının ucunda, en etkin şekilde kullanıma hazır.

Büyük hacimlere ulaşan evrak arşivinin bilgisayar ortamına aktarılması çalışmasının etkin bir şekilde yürütülmesini sağlayan programdır. Kurumların ve evrak arşivlerinin yapısına veya sayısallaştırma işlerini yapacak ekibin iş akışına göre esnek bir şekilde yeniden modellenebilen yapıdadır.

Program sayesinde kâğıt ortamında gitgide yıpranan, kayıp ve çeşitli hasarlara karşı muhafazası zorlaşan, bilgi paylaşımı konusunda yeterince etkin faydalanılamayan ve gün geçtikçe erişim ve saklama maliyetleri artan arşiv depolarındaki dokümanların bilgisayar ortamına aktarılmasıyla tüm bu olumsuzluklar giderilebilmektedir. Kağıt ortamından taranarak bilgisayar ortamına taşınan evraklar yedeklenmekte ve dokümanlara ulaşımın hızlanmasıyla kurumların verimliliğine önemli katkılar sağlanmaktadır.

DIGIKENT Dijital Arşiv’in Standart Olarak İçerdiği Modüller

  • Barkod etiketi
  • Barkod etiketi
  • Tutanak işlemleri
  • İş grubu oluşturma
  • Tarama
  • İndeks bilgileri girişi
  • Kontrol işlemleri
  • Sorgulama ve Görüntüleme
  • Performans Raporları

Başarı Hikayesi:
Üsküdar Belediyesi / DIGIKENT Dijital Arşiv

Üsküdar Belediyesi, Dijital Arşiv bürosunda kullanılan DIGIKENT Dijital Arşiv ile Haziran 2008 itibarıyla 700.000’in üzerinde evrak ve 35.000 mimari proje elektronik ortama taşınmıştır. Sürmekte olan proje kapsamında yaklaşık 2 milyon evrak ile 40.000 projenin taranması hedeflenmektedir.

İstanbul Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Bölge Kurulu (6 no’lu kurul) servis bürosunda kullanılan programla, 50.000’in üzerinde evrak sayısallaştırılmıştır. Yaklaşık 500.000 evrağın taranarak Doküman Yönetim Sistem

DIGIKENT Müşteri Temsilcisi ve Çağrı Merkezi Çözümleri

Hoş Geldiniz!
Belediye ile vatandaşlar arasında birebir ve başarılı iletişimi sağlamak mümkün. Müşteri Temsilcisi ve Çağrı Merkezi çözümlerimizle belediyenizin güler yüzü ile hizmet kalitesi bir araya gelsin; belediyenizin verimi ve vatandaş memnuniyeti artsın. Belediye hizmetlerinizde kalite, güven ve süreklilik için.

İletişim teknolojileri ve müşteri hizmetlerinin sağladığı kolaylıkları gündelik hayatlarında yaygın olarak kullanan vatandaşlar, belediyeye hizmet almak için geldiklerinde de zorluk ve sorun yaşamak istemiyorlar. Sıra beklemek zorunda kaldıklarında, haklı olarak yönetime olumsuz eleştiriler yöneltiyorlar. Müşteri Temsilcisi çözümümüz, teknolojik imkânları (telefon, faks, e-posta, SMS) kullanarak belediye ile vatandaş arasında doğru ve sağlam bir iletişim ve hizmet memnuniyeti sağlar.

Müşteri Temsilcileri Birimi vatandaşı belediye işlemlerinden önce karşılayan ilk birimdir; belediyenin girişinde oluşturulan ferah, konforlu ve güven verici ortamda sunulacak hizmetlerin kalitesi, vatandaş memnuniyeti ve verim açılarından hayati önem taşımaktadır. Görevliler halkla ilişkiler, müşteri ilişkileri ve belediye iş süreçleri konusunda bilgili ve deneyimli kişilerdir ve/veya eğitimlerle yetiştirilirler. Sorumluluklarına ve görevlerine uygun olarak tek tip giysi taşırlar. Biri ekip lideri olmak üzere, belediyenin büyüklüğüne göre birimde 4 ile 20 kişi arasında personel görev yapar. Birimin girişine DIGIKENT KIOSK ve sıramatik (birlikte veya ayrı ayrı) cihazları yerleştirilebilir. Ayrıca, bekleme bölümüne yerleştirilen plazma ekrandan vatandaşlar belediye çalışmaları veya ilçe ile ilgili tanıtım filmleri sunumu yapılabilir.

DIGIKENT Müşteri Temsilcisi Çözümü Öncesinde Karşılaşılan Sorunları

  • Vatandaşın işlemini yapacağı birime/personele ulaşmak için oradan oraya koşturması.
  • Belediye girişinde vatandaşı karşılayan güvenlik personelinin halkla ilişkiler açısından olası olumsuz etkisi, mesafe yaratması.
  • Vatandaşın, ilgili birime gitse bile işlemiyle ilgili personeli yerinde bulamaması, ne kadar süreceğini bilmeden beklemesi, stresi.
  • İşlem sırasında yeterli bilgilendirme sağlanmaması nedeni ile yaşanan eksiklikler, bir birimden diğerine gidip gelmeler.
  • Vatandaş belediyeye gelmiş olmasına rağmen, ondan gerekli bilgileri alacak yapı kurulmamış olduğundan, belediyenin vatandaş ile ilgili güncel ve doğru bilgiye erişememesi.
  • Belediye hizmet kalitesinin, belediyenin kurumsallığının ve belediye başkanının imajının olumsuz etkilenmesi.

DIGIKENT Müşteri Temsilcisi Çözümü Sonrasında Kazanımlar

  • Belediye tek merkezden, tüm vatandaşlara eşit mesafede ve birebir, en üst kalite standardında hizmet vermeye başlar; en hızlı ve en doğru çözümün üretilmesi sağlanır.
  • Vatandaş ile ilgili bilgiler, birim tarafından güncel tutulur. Böylece belediye gelirlerinde artış sağlanır. Analizlere altlık sağlayan veriler doğru bilgilerle güncellenir.
  • Vatandaş, ilk andan itibaren güler yüzle karşılanır, küçük ikramlarla ağırlanır; belediyede geçirdiği zamanı memnuniyetle hatırlaması sağlanır.
  • Belediye üst yönetimi, vatandaşların şikâyet ve önerilerinin bu karşılama birimine yönetilmesiyle, kurumdaki iş süreçleriyle ilgili analizleri daha sağlıklı yapabilir hale gelir; raporlamaya hazır bilgiler elde eder. Hizmet kalitesinin artması için üst yönetim bu bilgiler ışığında daha sağlıklı kararlar alır.
  • Birimde yapılacak anketler, belediyenin kamuoyu araştırmalarına veri sağlar.

DIGIKENT Müşteri Temsilcisi Birimi Görevleri

  • Birey ve Kurum ile ilgili aşağıdaki bilgileri günceller: Kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, gayrimenkul bilgileri (arsa ve/veya bağımsız bölüm bilgileri)
  • Diğer Birimlerle İlgili İşlemler:
    • Birim, vatandaşa yönelik işlem yapan diğer birimlerin, ön büro hizmetini sunacak yapıda kurulmuştur; vatandaşın diğer birimlerle ilgili işlemleri için gerekli evrakları hazırlar ve hangi birimde/birimlerde işlem yapacağına dair yönlendirme yapar.
    • Vatandaşın diğer birimlerle ilgili tüm işlemleri için bu birime gelmeli, isteğini ilgili evraklarla beraber bu merkeze vermeli ve sonucunu yine bu merkezden almalıdır (İnşaat Ruhsatı Başvurusu, İskân Ruhsatı Başvurusu, İşyeri Ruhsatı Başvurusu, Dilekçe, vb.).
    • Vatandaşın isteği sonuçlandığında telefonla dönülerek işlem sonucu bildirilmelidir.
  • Vergi Tahsilatı: Sadece ödeme yapacak vatandaşlar için vezne açılır.
  • Vatandaşlara dilekçe doldurma konusunda yardımcı olur. Yaşlılara gidecekleri birime kadar eşlik eder.
  • Anket çalışmalarına katkı sağlar veya doğrudan düzenler.
  • Belediye bültenleri, tanıtım broşürleri gibi yayınları elden sunar.

Çağrı Merkezinin Amaç ve Görevleri

  • Beyaz Masa çalışmalarının etkinliğini arttırır, vatandaşa gerekli bilgi ve desteğin daha hızlı ulaşmasını sağlar.
  • Vatandaşların belediyeye gelmeden telefonla ihtiyaç duydukları bilgiyi alabilmelerini sağlar.
  • Çağrı Merkezi’nin halka tanıtımı, belediyenin hizmet kalitesine ve saygınlığına değer katar.
  • Yapılan tüm telefon görüşmeleri kayda alınır, tarih bazında arşivlenir; belgelenir. Ses kayıtlarının hukuki sorun oluşturmaması için, servis otomatik olarak “Kalite sistemi gereği yapılan aramalar kayıt altına alınmaktadır” şeklinde bir mesaj iletir.
  • Sistem, arayanın numarasını otomatik olarak tespit eder. Daha önce görüşme yapılan bir telefon ise çağrı merkezi operatörünün önüne, otomatik olarak geçmiş görüşme kayıtları gelir. Operatör gerekirse vatandaşla görüşürken telefon hattına eski görüşme kaydını aktarabilir.
  • Sistem operatörlere çağrı dağıtımı konusunda akıllı metotlar kullanır. Yalnız sıradaki boş operatöre yönlendirme yapmaz, görüşme sürelerine göre anlık hesaplamalar da yapar. Tüm hatların dolu olması durumunda, arayan vatandaşa sırası ve bekleme süresi hakkında anlık bilgiler verilir.
  • Sistem çalışma saatleri içinde operatörlere yönlendirme yaparken, bu saatlerin dışında kalan zamanlarda bırakılan mesajları da operatörlere iş başı yaptıklarında e-posta veya rapor olarak ulaştırır.
  • Sistem, DIGIKENT Entegre Kent Yönetim Sistemi verileri ile entegre çalışır. Gelen şikâyetler, Beyaz Masa uygulaması üzerinden gelen kayıtlarla birlikte değerlendirilir. İlgili birim, telefon numarası, şikâyet türü ve açıklayıcı bilgiler bazında sistemde arama işlemleri yapılabilir. İhtiyaç duyulan görüşmelerin ses kayıtları e-posta, vb. gibi yoluyla ilgililere ulaştırılabilir.
  • Sistem çağrı operatörlerine eşit iş yükü dağılımı sağlar; Çağrı Merkezi çalışmaları ve operatör performansları hakkında gelişmiş raporlama imkânları sunar.
  • Çağrı merkezinden bilgi geri dönüşü, anket ve araştırma amacı ile telefonla dış aramalar yapılabilir. Sistemin altyapısı bu seçenek göz önünde bulundurularak, servis telefonları meşgule düşmeyecek şekilde kurulur.